Nowy obowiązek wielu Polaków o którym mało kto wie. Tylko 10 procent go spełniło

Od 1 kwietnia 2025 roku każda firma wpisana do KRS, wielu przedsiębiorców i przedstawicieli konkretnych zawodów musi mieć adres do e-Doręczeń – cyfrowego odpowiednika listu poleconego. Problem w tym, iż zdecydowana większość przedsiębiorców albo zignorowała ten obowiązek albo choćby o nim nie wie.

Fot. Shutterstock

Statystyki są alarmujące: z ponad 740 tysięcy zobowiązanych firm zaledwie 81 tysięcy założyło wymagane konto w systemie e-Doręczeń do końca marca, jak informuje Ministerstwo Cyfryzacji. To oznacza, iż tylko około 11 procent przedsiębiorstw było gotowych na nowe przepisy przed ich wejściem w życie.

Cyfrowy odpowiednik listu poleconego wkracza do biznesu

System e-Doręczeń to nowoczesna alternatywa dla tradycyjnej korespondencji urzędowej. Działa na podobnych zasadach co list polecony za potwierdzeniem odbioru – zapewnia nadawcy potwierdzenie nadania i doręczenia wiadomości, a odbiorcy gwarantuje pewność co do tożsamości nadawcy.

Kluczowym aspektem nowego rozwiązania jest jego pełna moc prawna. Dokumenty przesyłane przez e-Doręczenia mają takie samo znaczenie prawne jak tradycyjne listy polecone, co oznacza, iż są w pełni uznawane przez system administracyjny i sądowy.

Od 1 stycznia 2025 roku z systemu korzystają już wszystkie instytucje publiczne, w tym ZUS, urzędy skarbowe i samorządy. Jednocześnie obowiązek objął przedstawicieli zawodów zaufania publicznego – adwokatów, radców prawnych, notariuszy, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych oraz rzeczników patentowych. Teraz przyszedł czas na firmy z Krajowego Rejestru Sądowego, jak wynika z informacji portalu prawo.pl.

Kto musi mieć e-Doręczenia, a kto może poczekać?

Nowe przepisy dzielą przedsiębiorców na kilka grup z różnymi terminami dostosowania się do wymagań:

Zawody zaufania publicznego – adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni i rzecznicy patentowi mieli obowiązek już od 1 stycznia 2025 roku. jeżeli prowadzą dodatkowo firmę, muszą mieć oddzielne adresy – jeden związany z wykonywaniem zawodu, drugi dla działalności gospodarczej.

Firmy z KRS zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku. To dotyczy głównie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, komandytowych oraz fundacji prowadzących działalność gospodarczą.

Nowe firmy rejestrujące się w KRS od 1 stycznia 2025 – otrzymują adres automatycznie podczas rejestracji jako część procesu „jednego okienka”.

Przedsiębiorcy z CEIDG (głównie jednoosobowe działalności gospodarcze) – mają znacznie więcej czasu. Ci zarejestrowani przed 1 stycznia 2025 roku muszą założyć adres do 1 października 2026 roku.

Początkowe problemy z systemem już rozwiązane

Wdrożenie e-Doręczeń nie przebiegło bezproblemowo. W styczniu 2025 roku część instytucji publicznych zgłaszała trudności z funkcjonowaniem platformy, co wymagało szybkiej interwencji ministra cyfryzacji.

Poczta Polska, będąca operatorem całego systemu, usunęła usterki i w tej chwili platforma działa stabilnie. Eksperci podkreślają, iż początkowe problemy były typowe dla wdrażania tak dużych systemów informatycznych.

Co to oznacza dla ciebie jako przedsiębiorcy?

Twoje kontakty z urzędami zmieniają się definitywnie. Od momentu, gdy urzędy zorientują się, iż twoja firma ma obowiązek posiadania e-Doręczeń, będą wysyłać korespondencję WYŁĄCZNIE na adres elektroniczny. Tradycyjne listy polecone odejdą do lamusa.

Bez e-Doręczeń możesz stracić ważne terminy. jeżeli urząd wyśle ci decyzję, wezwanie lub zawiadomienie na adres e-Doręczeń, a ty go nie masz, może dojść do tzw. „fikcji doręczenia” – urząd uzna, iż dokument został doręczony, choćby jeżeli go nie otrzymałeś.

System nie ma bezpośrednich kar, ale ma konsekwencje. Brak adresu do e-Doręczeń nie wiąże się z mandatami czy grzywnami, ale może skutkować problemami w komunikacji z ZUS-em, urzędami skarbowymi i samorządami. W praktyce oznacza to opóźnienia w załatwianiu spraw firmowych.

Jednoosobowe działalności mają więcej czasu. jeżeli prowadzisz JDG wpisaną do CEIDG, możesz spokojnie przygotować się do wdrożenia – masz czas do października 2026 roku.

Jakie korzyści daje system e-Doręczeń?

Mimo początkowych problemów, cyfrowy system przynosi firmom wymierne korzyści. Już nie musisz tracić czasu w wizyty na poczcie czy oczekiwanie na doręczyciela z listem poleconym. Eliminujesz też ryzyko zagubienia czy zniszczenia ważnych dokumentów.

Komunikacja z urzędami staje się znacznie szybsza – podczas gdy tradycyjny list polecony dociera kilka dni, e-Doręczenie trafia od razu. Dodatkowo wspierasz działania proekologiczne, redukując zużycie papieru.

System umożliwia również wymianę korespondencji między przedsiębiorstwami, choć ta funkcja nie jest obowiązkowa i będzie płatna.

Jak założyć adres do e-Doręczeń? Praktyczny przewodnik

Cały proces jest zdalny i bezpłatny. Możesz założyć adres przez portal biznes.gov.pl, wykorzystując profil zaufany lub podpis elektroniczny. Po weryfikacji danych otrzymujesz unikalny adres, który automatycznie trafia do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Uwaga na wybór administratora. Firmy z KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki – osobę odpowiedzialną za zarządzanie e-Doręczeniami. To może być pracownik, członek zarządu lub zewnętrzny doradca.

Aktywacja wymaga sprawdzenia emaila. Po złożeniu wniosku otrzymasz wiadomość aktywacyjną na podany adres email. Bez jej potwierdzenia adres nie będzie działał.

Co robić, jeżeli jeszcze nie masz e-Doręczeń?

Nie panikuj, ale działaj szybko. Choć nie ma bezpośrednich kar za brak adresu, każdy dzień zwłoki zwiększa ryzyko problemów z urzędami.

Zaloguj się na biznes.gov.pl i złóż wniosek. Potrzebujesz profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. jeżeli ich nie masz, możesz założyć profil zaufany w dowolnym urzędzie z dowodem osobistym.

Wyznacz administratora skrzynki. jeżeli nie chcesz osobiście zarządzać e-Doręczeniami, możesz upoważnić księgową, prawnika lub inną zaufaną osobę.

Sprawdź regularnie skrzynkę. Po aktywacji adresu wszystka urzędowa korespondencja będzie trafiać wyłącznie tam. Ignorowanie e-Doręczeń może kosztować cię więcej niż ignorowanie tradycyjnych listów.

Część większej cyfryzacji polskiej gospodarki

E-Doręczenia to kolejny element szerszej strategii cyfryzacji Polski. W ostatnich latach wprowadzono już e-recepty, e-skierowania, e-Urząd Skarbowy czy aplikację mObywatel. Eksperci podkreślają, iż te inicjatywy przybliżają Polskę do cyfrowych standardów najbardziej zaawansowanych państw UE.

Ministerstwo Cyfryzacji planuje dalszy rozwój systemu, w tym integrację z międzynarodowymi platformami e-Doręczeń, co umożliwi elektroniczną korespondencję z firmami z innych państw Unii Europejskiej.

Przyszłość należy do cyfrowej komunikacji

System e-Doręczeń to nie tylko obowiązek, ale inwestycja w przyszłość twojej firmy. Firmy, które gwałtownie adaptują cyfrowe rozwiązania, zyskują konkurencyjną przewagę w postaci szybszej komunikacji, niższych kosztów administracyjnych i lepszej organizacji dokumentów.

Pamiętaj: cyfryzacja nie zatrzyma się na e-Doręczeniach. Kolejne lata przyniosą prawdopodobnie więcej elektronicznych rozwiązań w komunikacji biznesowej. Lepiej przygotować się już teraz, niż ganiać za zmianami w ostatniej chwili.

Jeśli twoja firma jest wpisana do KRS i przez cały czas nie ma adresu do e-Doręczeń, nie czekaj dłużej. Każdy dzień zwłoki zwiększa ryzyko problemów z urzędami i może kosztować cię więcej niż kilka minut poświęconych na założenie konta.